Si algunos de estos puntos representan las necesidades o issues en torno a la visión, gestión y mejora de tus procesos, te recomiendo la metodología y solución de
Process Mining ya que resuelve y agrega valor a todas las necesidades que menciono a continuación, por sobre un relevamiento manual y documentación tradicional:
1 -
Necesidad de relevar y documentar, de manera ágil y completa, el modelo de situación actual de tus procesos (Modelo As Is): conocer cómo se están ejecutando los procesos, con sus diferentes versiones y saber si hay desvíos, y el detalle de los mismos.
¿Cuánto tiempo llevaría relevar a todas las personas involucradas en un proceso para tener la visión completa de las diferentes versiones o caminos que tiene un proceso, y luego documentarlo? o bien, si ya está documentado el proceso.... ¿creés que se ejecuta de la misma forma que está definido en el documento o hay desvíos y/o actualizaciones que no han sido reflejadas en dicha documentación? ¿contás con el tiempo y equipo disponible para realizar dicho relevamiento, y con todos los referentes que conocen dicho proceso? Si la respuesta fuera positiva, creés que llegarías a todos los detalles o a visión completa o siempre faltaría preguntarle a alguien una parte o alguna particularidad? Y ¿Cuánto costaría mantener todo el relevamiento actualizado con el correr del tiempo?
2 -
Analizar y descubrir procesos punta a punta: detección de oportunidades de mejora, cuellos de botella, tiempos, KPIs operativos....
Los procesos son conjuntos de tareas (con impacto interno y/o externo a la organización) que están en continuo movimiento, e involucran diversas entidades de datos de la organización que van siendo impactadas y modificadas por dicho proceso. Es por ello que no sólo es necesario analizar el proceso para conocer cómo se están llevando a cabo, sino poder detectar cuáles son los focos de mejora para impulsar la eficiencia, encontrar cuellos de botella para garantizar una mejor experiencia al cliente o al empleado (dependiendo el tipo de proceso), mejorar tiempos y tener el vínculo y la visión desde las diferentes perspectivas de las entidades de datos involucradas en el proceso para tener una gestión 360°.
3 - Necesidad de definir Procesos Objetivo (modelo To Be) en el marco de una estrategia de Transformación Digital.
Cuando hablamos de
Transformación Digital no se trata de implementar tecnología / capacidades digitales. Es mucho más que eso. No podemos llevar directamente nuestra forma actual de hacer las cosas con otra tecnología, siempre algo debemos adaptar o sumar. Primero es necesario analizar el modelo de operación actual, definir el modelo de procesos objetivo... el horizonte de cómo deben ser nuestros procesos bajo el paradigma de atención y operación bajo el contexto digital, y luego sí buscar la tecnología o mejorar las plataformas actuales que tengamos, para dar soporte a dicho modelo deseado de operación. Para ello es necesario este análisis, descubrimiento y medición de los procesos actuales y un espacio para ir generando modelos futuros de operación o hacer comparaciones entre escenarios de procesos.
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De la mano de la transformación digital, muchas veces se desprenden proyectos e iniciativas de automatización. La automatización tiene como objetivos generar eficiencia en tiempos, costos y una mayor motivación de las personas, ya que se trata de automatizar tareas donde no se requiere intervención, por ser operativas y repetitivas, y dejarnos tiempo para enfocar nuestro esfuerzo en tareas donde podamos agregar valor y aplicar nuestros conocimientos, capacidad de análisis, etc. Para automatizar una tarea deberíamos asegurarnos que sean las correctas, es decir, que estén alineadas al modelo deseado de operación.
5 - Efectuar el monitoreo continuo de los procesos, brindar información para temas de compliance / auditoría, etc.
Volvemos al punto inicial... relevar es una foto del momento. Si queremos una actualización continua e integral con el método tradicional se hace muy costoso, no siempre está completo y no sería factible contar con esa mirada y análisis de manera permanente.
¿Qué es entonces Process Mining?
Te dejo un estracto del
artículo de Tomás Frade y el link al video resumen para que lo veas en un sólo minuto.
Process Mining es un método de análisis de procesos que tiene como objetivo:
- Descubrir
- Supervisar PROCESOS REALES
- Mejorar
¿De qué manera?
Mediante la
extracción de
registros de
eventos (Logs) disponibles en los sistemas de información de una organización.
Un
proceso es una secuencia de
tareas que se realizan de forma concatenada, es decir, una detrás de la otra para alcanzar un objetivo o un fin concreto. Cada tarea cuenta con un inicio y un fin determinado. Los Logs de las tareas, contemplan el nombre de la actividad, su identificación unívoca y el timestamp.
Para conocer un poco más de Process Mining y ver una demo, te invito a que nos contactes por nuestros difrentes canales de comunicación.