En el crecimiento de las organizaciones, quienes conducen están permanentemente buscando información que les permita conocer el resultado de sus decisiones. Desde el CEO hasta el supervisor necesitan estar informados, informar, y ajustar su gestión cada uno en su nivel de decisión.
Al recibir estos informes las primeras acciones de estos decisores serán de dos tipos: acciones de cara a la operación, resultante de decisiones basadas en esos datos, y acciones respecto a los informes recibidos para ajustar, actualizar o ampliar la información para próxima entrega. La secuencia de pasos es:
- Entender cuánto sirve lo que recibieron,
- Revisar cómo les fue en las acciones implementadas en el negocio o en el área,
- Ajustar la gestión si corresponde,
- Definir ajustes a la información y comunicar necesidad a quien lo suministró, y finalmente,
- Acordar la próxima entrega y periodicidad.
Este proceso, de proveer y acceder a información, tuvo en los últimos años un crecimiento exponencial, no sólo en la aparición de diferentes tecnologías, aumento y diversidad de datos, sino en el posicionamiento de la necesidad de información en quiénes toman decisiones.
La avanzada digitalización actual de las compañías permite acelerar el proceso de recolección, procesamiento y envío de información. Las tecnologías afines al universo BI (Business Intelligence) permiten integrar los datos y exponer los resultados de la mejor manera posible para su comprensión.
Lo descripto anteriormente, puede resumirse en estas frases de dos clientes luego de realizar proyectos de BI:
- “Nos dio mejor visibilidad de los datos, ver todo en conjunto nos ayuda a una mejor toma de decisiones”.
- “El Tablero de Gestión Comercial nos permitió tener una visión integral del negocio, pudiendo analizar las ventas desde diferentes ópticas. Nuestro objetivo es seguir creciendo en forma ordenada. Para ello necesitamos mejorar/potenciar nuestros puntos fuertes y anticiparnos a nuestras debilidades. Una herramienta como esta, nos ofrece una solución dinámica, sencilla y ágil, para lograrlo.”
Entonces, hablamos de información, de compartir información, de decisiones, de resultados, de digitalización, de tecnologías, de proyectos BI. Pasemos entonces a explicar cómo armamos este rompecabezas en una PyME.
¿Qué es BI?
Se conoce como BI (abreviatura de Business Intelligence, “Inteligencia de negocio” en español) a un conjunto de metodologías, tecnologías y herramientas que se utilizan para recopilar, analizar y presentar datos empresariales con el objetivo de apoyar la toma de decisiones y mejorar el rendimiento de una organización. El BI permite transformar datos en información significativa y útil, lo que facilita la comprensión de los patrones, tendencias y relaciones dentro de una empresa.
El Business Intelligence se enfoca en aprovechar los datos de una empresa para mejorar la toma de decisiones estratégicas y operativas, optimizar los procesos empresariales permitiendo obtener una ventaja competitiva en el mercado.
Técnicamente hablando, esto se logra mediante la extracción de datos desde diversas fuentes (ERP, Sistema de ventas, Sistema de Customer Care, Producción, archivos varios), transformación y carga (ETL) de esos datos, su almacenamiento en un repositorio digital definido especialmente para ello bajo un modelo analítico, y el uso de técnicas de análisis y visualización para obtener conocimientos accionables.
¿A qué beneficios concretos me permite acceder el BI?
“Los beneficios exceden notablemente a las expectativas que nos imaginamos”, así nos fueron comentando nuestros clientes a medida que avanzábamos con los diferentes proyectos de implementación de BI.
El límite está dado por algunas variables que nos parece importante explicar:
- Sistemas de Origen o Sistemas Fuentes: la completitud y calidad de los datos en estos sistemas serán fundamentales para poder mostrar “qué está pasando”.
- Objetivos de rápido alcance e integrados entre sí: será fundamental definir las prioridades de medición de la compañía e ir definiendo proyectos de rápido alcance en línea con el objetivo de medición de la compañía.
- Cohesión de áreas y utilización de los tableros: será clave la coordinación de las áreas en la confección de los análisis de la información, y es importante la adopción de los de los tableros para las futuras tomas de decisión.
Revisemos algunos de los beneficios tangibles que nos permite acceder el BI (son extraídos de experiencias en clientes):
- Cliente 1: Analizamos el comportamiento de las ventas, de los productos, dependiendo del canal por el cual se venden, en la sucursal en la que se venden, los descuentos realizados por los vendedores para impulsarlas. Este beneficio redundó en una mayor eficiencia operativa, dado que se pudieron dirigir los esfuerzos dónde más se requieren, y en un mayor margen porque los ayudó a vender al mejor precio posible.
- Cliente 2: Partiendo del análisis detallado de históricos y elaboración de tendencias, le permitieron realizar estimaciones a futuro a partir de datos como: cantidad de autos, modelos, kilometraje, curvas de demanda, gestión de flotas. Luego, le incorpora el análisis de clientes, de productos, de sucursales, y establece en la herramienta targets de ventas sobre los cuales medirse y compartir dicha medición con gerentes y supervisores en el día a día.
- Cliente 3: En estos tiempos tan complejos para poder determinar el valor del dinero, es necesario contar con un registro detallado y en línea del comportamiento de las cobranzas. La visibilidad de las cobranzas pendientes, las cobranzas vencidas, los remitos aprobados y no facturados aún, y los valores en cartera entre otros, nos permiten tomar acciones con los clientes en relación con los precios vigentes. En contextos de alta inflación los márgenes deben medirse según el comportamiento de las cobranzas. Entonces, mediciones y análisis de dimensión de cuenta corriente, de cuenta corriente vencida, de proporción de cuenta corriente vencida y de proporción de esos clientes respeto al total, y medición de objetivo mensual / anual de recaudación nos permite estar atentos y actuar rápidamente ante una situación inesperada.
Como siempre ocurre en las organizaciones, hay acciones tangibles que tendrán intangibles difíciles de medir, pero quienes están al frente de ellas, saben que se generan. Nosotros le llamamos “Implicancias culturales”, porque creemos que las capacidades analíticas de las compañías tienen un eje en las herramientas y otro fundamental en las personas que lo manejan y consumen esa información. En línea con esto, podemos afirmar que a lo largo de las implementaciones de estos proyectos de BI el cliente mejora su IQ+ (lo que llamamos capacidad analítica). Una vez que cuenta con los datos básicos, comienza a plantear análisis más sofisticados (Retroalimenta el orden en la gestión diaria). Al poder experimentar los beneficios de integrar la información, se plantea la necesidad de contar con información más normalizada (Ayuda a comunicar la estrategia).
Para finalizar el punto beneficios, no podemos dejar de comentar que en los proyectos de implementación de BI se planifica una etapa de descubrimiento de datos (Discovery de datos), que permite darles a los usuarios de negocio una identificación respecto a problemas o posibles inconsistencias en los datos recibidos de los sistemas fuentes, para que sean corregidos en el origen, y luego se integren al BI una vez confiabilizados.
¿Las PyMEs pueden acceder al BI?
Todo lo descripto anteriormente fue tomado de experiencias con PyMEs, por lo tanto, la respuesta es SI.
No hay restricción, por definición, para poder implementar un proyecto de BI en una PyME, solo debe alcanzar un grado de madurez sobre los límites descriptos en el punto anterior, especialmente en el punto de sistemas fuentes o fuentes de datos.
Las fuentes de datos son claves para armar un modelo analítico que nos permita darle valor a la compañía. No es necesario contar con todos los sistemas implementados para iniciar un BI, solo de la decisión de querer medir, el BI acompañará el proceso de digitalización de la compañía.
Es importante tener presente que: cuanto mayor riqueza de datos se tenga, mayor poder de análisis se podrá generar.
Volviendo a la pregunta inicial, las PyMEs no sólo pueden acceder al BI sino que deben hacerlo por competitividad en el mercado. Hoy nadie imagina un auto de carrera o un avión sin un instrumental adecuado y on line para asegurar el recorrido. Las necesidades de análisis de datos crecen a la par del crecimiento de la compañía.