Me gustaría empezar con un par de definiciones respecto a la terminología que vamos a estar mencionando:

Consulta: “solicitud a la base de datos que sirve para extraer información”.
Cuando hablamos de consulta desde el Front End de un sistema, es por ej, cuando accedemos a ver datos a través de las pantallas de esa app.

Reporte: “son informes que organizan y exhiben la información contenida en una base de datos. Su función es aplicar un formato determinado a los datos para mostrarlos por medio de un diseño atractivo y que sea fácil de interpretar por los usuarios.” 

Las aplicaciones con funcionalidad de reporting, permiten generar informes con los datos presentados en la forma y en el tiempo que sus usuarios requieren, y con múltiples facilidades:
 

• Ejecutarlos a demanda
• Autogestionar su contenido y formato
• Automatizar su generación y envío
• Navegarlos en el sistema fuente o recibirlo por mail, por mensaje en dispositivos móviles, en diferentes tipos de archivos, etc.

Más adelante retomaremos este tema.


Cuando en IT (áreas de sistemas) diseñamos soluciones, nos basamos - entre otras cosas - en lineamientos de arquitectura aplicativa y de datos. Para las consultas (búsqueda) de datos, reporting e intercambio de datos entre aplicaciones, este lineamiento es clave:
 
Ej: el sistema de Ventas (un CRM) es el gestor de los datos del cliente, porque al cargar una venta, se registran (cargan) los datos de la persona que realiza la compra y allí se genera el alta como cliente en la base de datos.  

Entonces, siguiendo el lineamiento, si queremos desarrollar una consulta consulta o generar un informe con los datos referenciales de los clientes (nombre, código, DNI) debemos hacerlo sobre el sistema de Ventas (CRM).

¿Qué pasa cuando necesitamos consultar información que no es exclusiva de una entidad de datos, sino implica a más de un dato en relación o vinculado con otros? ¿o si queremos consultar los datos resultantes de prácticas analíticas,  como pueden ser métricas/indicadores de gestión?  

En algunas oportunidades, las consultas y/o reportes involucran:
 

• Más de una entidad de dato, relacionadas o vinculadas por algún criterio para su análisis (datos que se relacionan a través de procesos de negocio). Ej: ranking de clientes con ventas facturadas impagas y vencidas.
• Consultas de métricas/indicadores (KPIs) generados en el tablero analítico y los detalles de los datos involucrados en dicha métrica. Ej: índice de rotación de clientes, índice de morosidad por segmento de clientes, promedio de montos facturados por región.
• Consultas de predicciones / escenarios what if (generados con modelos predictivos): scoring de clientes, clientes potenciales a adquirir ciertos productos u ofertas.

En esos casos, es cuando se involucra la arquitectura de Business Intelligence: entorno que las vincula en un modelo analítico y la información la genera (la gestiona) la plataforma o sistema analítico.

En resumen, para las consultas y reportes debemos tener bien en claro el lineamiento antes presentado, para una primera decisión de diseño y desarrollo:


a) Las consultas/reportes de datos que:

• Son gestionada por un único sistema fuente
• No requieren cálculos ni procesamiento analítico
• No requieren cruce de información con otras fuentes de datos

son consultas o reportes “transaccionales” y deben ser resueltos sobre el sistema o plataforma de gestión del dato.



b) Las consultas y reportes que incluyen información de:

• Integración de diversos datos vinculados por ciertos criterios o procesamiento analítico
• Indicadores (KPIs) e insights generados en un entorno analítico (tablero, por ej),
• Resultados provenientes del análisis predictivo
• Alertas desarrolladas y gestionados en el tablero, como resultado de indicadores que combinan datos con métricas
•  y/o informes que muestran los casos que responden como “evidencia” o detalle de los valores obtenidos en métricas o predicciones (es decir, son los casos puntuales incluidos en el universo que se tomó para calcular una métrica)

esos casos son consultas y reportes que deben ser desarrollados y ejecutados sobre la plataforma analítica / tablero.



Desde IQ4B nos enfocamos en las soluciones relativas a las consultas/reportes del punto b) que son las que se resuelven en la arquitectura de Business Intelligence, con datos provenientes de los tableros desarrollados en la plataforma analítica. En nuestro próximo artículo vamos a profundizar sobre estas soluciones y las ventajas de su automatización.